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Cuando estamos en el colegio o universidad solemos tener que hacer trabajos en grupo. Por lo general siempre hay un integrante que decide tomar el mando en cuanto organización, el cual es un papel sumamente importante para que un proyecto tenga éxito.

Organizar es una tarea que va más allá de dar instrucciones a los demás. Se trata de un proceso de orden y planificación. Este principio puede aplicarse a diversas áreas de la vida, pero en esta ocasión nos enfocaremos en el área de organización de eventos.

  1. Establece el propósito del evento

    Este es el primer paso, necesitas definir el propósito y la visión del evento. ¿Qué es lo que quieres lograr? Se lo más específico posible y desglosa pequeños subobjetivos que te ayudarán a llegar a la meta final

  2. Trabaja con un equipo

    Ya sea un grupo de personas voluntarias o un equipo de trabajo que contrates, necesitas ayuda. Debes comprender que por más hábil que seas, no podrás abarcar todo. Por lo que es importante que hagas un listado de tareas y las delegues en base a las habilidades de tu equipo.organización para eventos
  3. Prepara un presupuesto

    A la mayoría de personas no les gusta trabajar con los números y finanzas de un proyecto, pero es algo necesario para tener los mejores recursos al menor costo posible (sin perder la calidad del producto o servicio). Esto incluye ingresos, gastos, patrocinadores y gastos contingentes.

    Un consejo que puedes aplicar: recuerda que una pequeña reunión que va bien es siempre más impresionante que una fiesta exuberante y enorme que termina siendo un fracaso.

  4. Define lugar, fecha y hora

    De esto depende muchos aspectos que se deben tomar en cuenta a la hora de hacer un evento. Como el clima, la decoración, una ubicación conveniente, que se acople a tu presupuesto, etc.

  5. No olvides la logística

    La logística se aplica para todo. ¿Cómo será el parqueo y el acceso? ¿Qué puedes hacer con el tamaño de tu espacio? ¿Qué equipo vas a necesitar? Se trata más que todo de analizar posibles obstáculos y buscar estrategias para prevenirlos.organización para eventos
  6. Difusión del evento

    Si se trata de un evento privado, ¿cómo serán enviadas las invitaciones? ¿Personalmente o por correo electrónico? Si es público, ¿se publicará en alguna red social? ¿Se invertirá en publicidad para promoverla? ¿Cuál es la mejor forma de acercarte a tu público objetivo?

  7. Organízate

    Luego de realizar el presupuesto, definir detalles  y delegar tareas a tu equipo es tiempo de organizar tu agenda. Haz una lista de todos los temas que te debes encargar y establece fechas límites para cada uno. Escríbelas en un papel junto con los nombres de tu equipo y el momento en el que los necesitarás.

Organizar eventos es una de las actividades más desafiantes y entretenidas que existen. Lo importante es tomarse el tiempo para ordenar todo y analizarlo antes de ejecutar una acción.

Puedes comenzar por la organización de algo pequeño e ir creciendo. De esta manera podrás llegar a dedicarte a la organización de eventos profesionalmente.

Analiza, ¿qué tipo de evento te llama más la atención organizar? ¿Qué evento podrías estar organizando tú en este momento de tu vida?

 

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